Brexit sem verkefni?

Á degi hverjum berast fréttir frá Bretlandi um útgöngu Breta úr ESB, sem jafnan er nefnd Brexit. Brexit er í eðli sínu verkefni sem gengur út á að útfæra og innleiða stefnu stjórnvalda í Bretlandi um útgöngu úr ESB innan tiltekinna tímamarka. Hvernig gengur þetta verkefni?

Í júlí 2016 skrifaði Martin Hopkinson, reyndur verkefnastjóri, um Brexit og hélt því fram að ef árangur ætti að nást þyrfti að framkvæma Brexit með aðferðum verkefnastjórnunar. Ekki síst þyrfti að skilgreina skýr markmið Breta, en þetta risastóra verkefni samanstæði í raun af miklum fjölda minni verkefna. Hér þyrfti því að búa til viðamikla áætlun með áföngum og skilgreindum vörðum. Theresa May forsætisráðherra yrði í hlutverki bakhjarls og David Davis, útgönguráðherra á þeim tíma, væri verkefnisstjóri. Hopkinson hélt því fram að lykillinn að árangri í þessu öllu væri að setja saman öflugt teymi af fólki sem fylgt gæti verkefninu eftir.
Hugmyndir Hopkinson virðast ekki hafa gengið eftir. Í mars 2017 skrifuðu Bresku verkefnastjórnunarsamtökin APM stutta skýrslu sem þau nefndu “Brexit, the great British project.” Upphaf verkefnisins rekja samtökin til 29. mars 2017 þegar Theresa May forsætisráðherra gangsetti grein 50 í Lissabon sáttmálanum og þar með var hafið 2 ára tímabil þar sem Bretland semur um útgöngu úr ESB. Af hálfu breskra stjórnvalda hefur Brexit verið skipt í þrjá megin fasa. Sá fyrsti er undirbúningur samninga, að undirbúa breska stjórnsýslu og búa til yfirlit yfir viðhorf og sjónarmið atvinnulífs og stjórnsýslu. Annar fasinn er sjálft samningaferlið við stofnanir og ríki ESB um skilmála útgöngu og nýtt fyrirkomulag samskipta við þessi ríki. Þriðji og síðasti fasinn er innleiðing Brexit, þar sem bresk lög taka yfir það sem áður var hluti af lögum ESB, að hanna og innleiða nýja stefnu og reglugerðir í stað reglugerða og stefna ESB. Brexit er stærsta verkefni eða verkefnastofn sem bresk stjórnsýsla hefur staðið frammi fyrir á friðartímum. Til að árangur náist er nauðsynlegt að til staðar sé mikill fjöldi reyndra verkefnastjóra með rétta færni og þekkingu. Forsendur fyrir árangri eru annars hæf verkefnateymi, skilvirk stjórnsýsla og skýr markmið. Strax vorið 2017 virtust vera töluverð vandamál varðandi allar þessar forsendur, að mati APM.
Síðla vors 2018 fjallaði tímarit APM um Brexit út frá sjónarhóli verkefnastjórnunar. Þar segir að Brexit feli í sér gríðarlegar áskoranir, en lykilbreytan í því hvernig allt þetta mun ganga verði á endanum verkefnastjórnun. Öldurótið sem fylgdi þjóðaratkvæðagreiðslunni í júní 2016 hefur hvergi nærri lægt og margt virðist jafnvel óskýrara í dag en þessa sumardaga fyrir 2 árum. Vitnað er í grein Hopkinson frá júlí 2016 og bent á að því fari fjarri að verkefnið Brexit hafi gengið eins og ráð var fyrir gert í upphafi. Að vísu hefur einhver hreyfing orðið í þá átt að skilgreina markmið, en þau eru sumpart stríðandi og mjög erfitt virðist vera að samræma ólík sjónarmið. Einnig er því velt upp að Brexit er ekkert venjulegt verkefni. Það er runnið af pólitískum rótum, byggt á þjóðaratkvæðagreiðslu, en henni fylgdi engin leiðsögn um hvernig ætti að ná settu lokatakmarki. Breskir embættismenn hafa lýst því yfir að Brexit sé stærsta og flóknasta áskornun sem bresk stjórnsýsla hefur staðið frammi fyrir á friðartímum. Hún kalli á víðtækt samstarf milli stofnana og deilda stjórnkerfisins og umfangið og mikilvægið sé fordæmalaust.

Sumir segja að stærsta vandamálið felst í óljósri setningu markmiða; þau séu alltof óskýr og uppi sé mikil óvissa um stöðu og tilgang. Frá sjónarhóli verkefnastjórnunar er þetta kannski kjarni málsins, markmiðin eru óljós og þess vegna er erfitt að takast á við verkefnið. Sumir segja að í samræmingu Brexit skorti fjöldamörg af einkennum góðrar verkefnastjórnunar. Til dæmis skýr markmið og vilja til góðra verka, sterkan bakhjarl og skuldbindingu lykilhagsmunaaðila, skýrt umfang, og endatakmarkið sé óskilgreint. Af þessum ástæðum sé varla hægt að tala um Brexit sem verkefni.
Frekara mat á stöðu Brexit má sjá í skýrslu á vegum Institute of government sem kom út í júní 2018. Breska stjórnsýslan er komin vel af stað. Starfsfólki hefur fjölgað mikið, stjórnvöld hafa þegar ráðið í 2400 ný stöðugildi sem tengjast Brexit og til viðbótar koma 1300 ný stöðugildi sem ráðið verður í á næstunni. Unnið er myrkranna á milli í mörgum ráðuneytum og deildum stjórnsýslunnar. En stærstu vandamálin við Brexit tengjast ekki stjórnsýslunni heldur stjórnmálunum. Skortur er á skýrri stefnu, leyndarhyggja hindrar framvindu því upplýsingar færast illa á milli eininga stjórnkerfisins. Langan tíma tekur að ná samstöðu um ákvarðanir. Þeir sem fara fyrir verkefninu eiga erfitt með að gera málamiðlanir, skortur er á gagnsæi, forsendur eru óljósar og erfiðleikar eru við að samræma áætlanir, það skortir á samráð við aðila utan stjórnsýslunnar, erfitt er að ráða rétta fólkið og halda því. Á sama tíma er næstum óbærileg tímapressa á verkefnið.

Þessi stutta samantekt sýnir að enda þótt líta megi á Brexit sem risastórt verkefni virðist svo sem helsta vandamálið varði óskýra stefnumörkun af hálfu verkefniseigandans, þ.e. breskra stjórnvalda; óskýr og jafnvel stríðandi markmið. Þetta eru raunar vel þekkt vandamál í verkefnastjórnun og afleiðingin er m.a. sú að verkefnisteymið má sín lítils, sama hversu vel mannað og hæft það er. En til viðbótar virðist nú sem fleiri og fleiri Bretar velti því fyrir sér af hverju í ósköpunum lagt var af stað með þetta verkefni og jafnvel er kallað eftir nýrri þjóðaratkvæðagreiðslu um Brexit.

Heimildir
Hopkinson, M. (2016). The Brexit Project – The need for a project-based approach. PM World Journal, Vol. V, Issue VIII – August 2016. Sótt 21. ágúst 2018 á https://pmworldjournal.net/wp-content/uploads/2016/08/pmwj49-Aug2016-Hopkinson-the-brexit-project-commentary.pdf
APM (2017). Brexit – The Great British Project? Association for Project Management. Sótt 21. ágúst 2018 á https://www.apm.org.uk/media/4425/brexitreport_2017.pdf
Craik D. (2018). The Ins and Outs of Brexit – Special report. Project journal, Spring 2018, Issue 294.
Owen J., Lloyd L. & Rutter J. (2018). Preparing Brexit – How ready is Whitehall? Institute for Government, June 2018. Sótt 21. ágúst 2018 á https://www.instituteforgovernment.org.uk/sites/default/files/publications/IFGJ6279-Preparing-Brexit-Whitehall-Report-180607-FINAL-3c.pdf