Verkefni í atvinnulífinu eru ekki fá og stór heldur mörg og smá

Kannski er einfaldast að skilgreina fyrirbærið verkefni sem viðleitni til að ná fram breytingum; komast úr einu ástandi í annað. Þessi viðleitni á sér upphaf og endi. Þegar verkefninu er lokið hefur breytingin átt sér stað, hvort sem hún felst í að reisa mannvirki, þróa hugbúnað, innleiða skipulagsbreytingar eða móta stefnu. Trúlega er það til marks um mikinn og vaxandi hraða breytinga í nútíma samfélagi að verkefnum fjölgar og verkefnavæðing er í örum vexti innan fyrirtækja og samfélaga um allan heim. Áður hef ég gert grein fyrir niðurstöðum alþjóðlegrar rannsóknar á verkefnavæðingu í íslensku samfélagi samanborið við Þýskaland og Noreg. Þar var sýnt fram á að í þessum löndum er meira en þriðjungur af vinnustundum starfsfólks notaður til að vinna að verkefnum, eins og þau hafa hér verið skilgreind.

Ýmislegt fleira fróðlegt hefur komið út úr rannsókn á verkefnavæðingu hér á landi. Hugtakið verkefni er í huga margra bundið við stórar og viðamiklar framkvæmdir, húsbyggingar og uppbyggingu innviða og stjórnun slíkra verkefna snýst þá oftar en ekki um samninga og samspil hagsmunaaðila, ekki síst samskipti verkkaupa og verktaka. Rannsóknin leiðir hins vegar í ljós að 87% þeirra verkefna sem unnin eru í íslenskum fyrirtækjum eru innri verkefni. Algengust eru verkefni sem falla undir upplýsingatækni, til dæmis að innleiða nýjan hugbúnað, en einnig uppbygging innviða fyrirtækjanna, verkefni sem tengjast sölu- og markaðsmálum, rannsókna- og þróunarverkefni og skipulagsbreytingar. Í þekkingarfyrirtækjum samtímans er þorri starfsmanna kallaður að borði í slíkum umbreytingum og því má segja að flest vinnandi fólk sé beinir og óbeinir þátttakendur í verkefnum.

Fleira forvitnilegt kemur í ljós. Verkefnastjórnun er mest notuð í framleiðsluiðnaði og þjónustugreinum, en minnst í smásölu- og heildsölugreinum. Þá sýnir það sig að því stærri sem fyrirtækin eru, þeim mun líklegri eru þau til að beita formlegri verkefnastjórnun til að halda utan um sitt innra og ytra starf. Þessi munur er raunar sláandi því í fyrirtækjum með 150 starfsmenn eða fleiri þá héldu 82% þátttakenda í rannsókninni því fram að notkun verkefnastjórnunar innan fyrirtækisins væri almenn. Í fyrirtækjum með færri en 10 starfsmenn héldu innan við þriðjungur þátttakenda því fram að notkun verkefnastjórnunar væri almenn. Þessi munur er athyglisverður. Hugsanlega hafa stærri fyrirtæki öflugri innviði og staðlaðri vinnuaðferðir en þau smærri, en fagleg verkefnastjórnun hlýtur þó að teljast nauðsynleg, hvort heldur sem verkefnin eiga heima í stórum og öflugum, eða í fámennum fyrirtækjum.

Annað sem komið hefur í ljós er að notkun á verkefnastjórnun er líklegri á þéttbýlissvæðum heldur en í á landsbyggðinni. Að einhverju leyti skýrist þetta af stærð fyrirtækjanna en einnig kann að vera að fyrirtæki á þéttbýlissvæðum hafi greiðari aðgang að fræðslu og ráðgjöf í stjórnun heldur en þau fyrirtæki sem starfa á landsbyggðinni.

Hér eru fjöldamargar áhugaverðar upplýsingar sem þarf að rýna betur því víst er að samkeppnishæfni Íslands í alþjóðlegu viðskiptaumhverfi ræðst ekki síst af getunni til að greina þörf fyrir breytingar, undirbúa breytingar og framkvæma þær með skilvirkum og áhrifaríkum hætti. Hér skiptir engu hvort fyrirtækin eru stór eða smá, eða hvort þau starfa að framleiðslu eða smásölu. Því má hvergi slá af í innleiðingu faglegrar verkefnastjórnunar í íslensku atvinnulífi.

Þessi pistill birtist í Viðskiptablaðinu þann 6. október 2019.