Gervigreind í verkefnastjórnun – breytingar í vændum?

Fjórða iðnbyltingin lengi verið í umræðunni, margháttuð áhrif hennar á samsetningu atvinnulífsins og uppbyggingu samfélagsins. Í MPM náminu við HR er markvisst rýnt í stöðu og þróun verkefnastjórnunar og á undanförum árum höfum við meðal annars staðið fyrir málstofum með Verkefnastjórnunarfélaginu þar sem áhugafólk um verkefnastjórnun hefur setið saman og rætt um fagið og vænta þróun þess. Þar hefur 4. iðnbyltingin verið klassískt umræðuefni og áhrif hennar á verkefnastjórnun sem faggrein. Erfitt að segja fyrir um það hver þessi áhrif geta orðið. Augljóst má raunar vera að ýmislegt af því sem tilheyrir klassískri verkefnastjórnun gæti sem best verið unnið af tölvum. En það er líka jafnljóst að stór hluti af starfssviði verkefnastjóra verður að vera í höndum fólks með tilfinningagreind, reynslu, innsæi og samskiptafærni.

Í skýrslu sem Gartner sendi frá sér í mars 2019 var því haldið fram að 80% af viðfangsefnum hefðbundinnar verkefnastjórnunar verði óþörf árið 2030, vegna tilkomu gervigreindar. Einn rannsakendanna hjá Gartner segir að gervigreind leiði til byltingar í því hvernig stjórnendur í verkefnum og verkefnadrifnum fyrirtækjum nýta tæknina til að ná fram viðskiptalegum markmiðum. Þau viðfangsefni sem verða yfirtekin af gervigreind samkvæmt þessari samantekt eru einkum meðhöndlun gagna, söfnun þeirra, greining og skýrslugerð; viðfangsefni sem skýrsluhöfundar segja vera stóran hluta hefðbundinni verkefnastjórnun. Gervigreind er sögð muni hjálpa verulega til hér, og að hægt verði að afkasta slíkum aðgerðum mun hraðar með vélum en fólki.

Í nýjasta tölublaði tímarits APM, bresku verkefnastjórnunasamtakanna, er fjallað um þessa þróun. Rifjað er upp að í áranna rás hefur flogið fyrir aftur og aftur að gervigreind muni hafa mikil áhrif á fagið og miklar væntingar hafa verið byggðar upp. Lítið hafi þó gerst og staðan sé sú að í verkefnastjórnun séum við rétt að byrja að skoða áhrif og möguleika gervigreindar.

Þær tæknilegu lausnir sem skipta munu raunverulegu máli varðandi hagnýtingu gervigreindar í verkefnastjórnun eru ekki enn til staðar. Verkefnastjórar eru vitaskuld nú þegar að nota gervigreind, rétt eins og allir aðrir, í smáforritum á símum, á spjaldtölvum eða venjulegum tölvum, til að skipuleggja fundi, gera áætlanir, skrásetja gögn og fleira þvíumlíkt. En þetta eru einfaldar aðgerðir og fjarri því að vera þær gervigreindarlausnir sem talað er um í Gartner skýrslunni að muni hafa stórfelld áhrif. Þar er einmitt bent á að til að gervigreind geti virkað þurfi að vera til staðar mikið magn af hágæða gögnum, en slík gögn séu af skornum skammti í dæmigerðum fyrirtækjum, ekki síst verkefnadrifum fyrirtækjum.

Þetta eru sannarlega áhugaverðir punktar og ég get ekki annað en rifjað upp að eitt helsta vandamál sem við glímum við í verkefnum er einmitt það að okkur gengur illa að læra af reynslunni. Alltof mörg verkefnadrifin fyrirtæki leggja of litla áherslu á að safna markvisst upplýsingum um áætlanir, framvindu og uppgjör verkefna sinna. Ástæðan er sú að hraðinn og pressan er svo mikil að einu verkefni er ekki fyrr lokið að það næsta er hafið og lítill tími gefst til að staldra við og læra af fenginni reynslu.

Miðað við þessar vangaveltur APM lítur út fyrir að innleiðing gervigreindar í verkefnastjórnun, og sú bylting sem fyrirsjáanleg er með tilkomu hennar, grundvallist á því að við herðum okkur í að safna reynslugögnum í verkefnum og vinna með þessi gögn til að draga af þeim lærdóma. Ætla má að fyrirtæki sem átta sig á fljótt þessu geti náð miklu forskoti. Ekki bara með því að læra meðvitað af reynslu sinni og byggja upp þekkingu, heldur einnig með því að skapa sér þannig forsendur til að nýta spennandi möguleika gervigreindar til að ná enn betri árangri í verkefnastjórnun. Ég þekki nýlegt dæmi um þetta því ég tók þátt í alþjóðlegu rannsóknaverkefni fyrir fáeinum misserum, sem gekk út á að rannsaka vægi verkefna í efnahagslífi nokkurra landa í vestur Evrópu. Hér á Íslandi þurfti að ráðast í spurningakönnun með ærnum tilkostnaði, sem tók langan tíma að framkvæma. Í Noregi var hægt að nálgast sambærileg gögn með lítilli fyrirhöfn í opinberum gagnagrunni sem byggður hefur verið upp á síðustu 20 árum; sem hluta af átaki í að stórbæta svokallaða verkefnastjórnsýslu í Noregi. Norðmenn gætu því verið í ótrúlega sterkri stöðu að nýta sér gervigreind, nú þegar hillir undir að gervigreind verði grundvöllur nýrra lausna í stjórnun verkefna, verkefnastofna og verkefnaskráa.

(Þessi pistill birtist í Viðskiptablaðinu 18. nóvember 2019)