Við stöndum frammi fyrir mikilvægu verkefni. Með nýrri löggjöf um fjárfestingar ríkisins og handbók sem henni fylgir er stefnt að því að bæta undirbúning, ákvarðanatöku og eftirfylgni stórra opinberra verkefna. Við getum sótt fyrirmyndir til annarra þjóða, ekki síst Norðmanna sem hafa þróað sitt kerfi í aldarfjórðung. En reynsla þeirra kennir okkur líka að eitt er að hanna gott kerfi og annað að tryggja að það virki í framkvæmd.
Í janúar síðastliðnum tók ég þátt í heimsókn til norska fjármálaráðuneytisins í Osló. Þar fengum við að kynnast norska kerfinu frá fyrstu hendi og ræða við þá sem hafa tekið þátt í þróun þess. Í september sótti ég svo Concept-ráðstefnuna í Osló þar sem reynsla margra ríkja af þróun verkefnastjórnsýslu var til umfjöllunar. Eitt stendur sérstaklega upp úr eftir þessar ferðir mínar til Osló; árangursrík innleiðing snýst um fólk og vinnubrögð, ekki síður en lög, reglugerðir og handbækur.
Hvað hefðu Norðmenn gert öðruvísi?
Norska kerfið varð til um aldamótin þegar norðmenn voru að horfast í augu við mikil kostnaðarfrávik í opinberum framkvæmdum. Í upphafi var áherslan einkum á að bæta kostnaðaráætlanir og undirbúning framkvæmda. Síðar hefur kerfið þróast og nú er áherslan ekki síður á að velja réttu verkefnin í upphafi.
Ingvild Melvær Hanssen, deildarstjóri í norska fjármálaráðuneytinu, fór yfir þessa þróun með okkur í janúar. Hún benti á að Norðmenn hefðu í upphafi lagt mesta áherslu á formlegar gæðaúttektir á verkefnisskjölum en of litla áherslu á að byggja upp þekkingu og hæfni innan ráðuneytanna sjálfra. Afleiðingin var sú að innleiðingin tók lengri tíma en ella. Þetta eru afar mikilvæg skilaboð, eitthvað sem við getum nýtt okkur í þeirri innleiðingu sem nú er framundan hér heima.
Reynsla Norðmanna sýnir einnig að nýja fyrirkomulagið mætti verulegri mótstöðu í fagráðuneytunum. Þetta breyttist þegar þegar ávinningurinn fór að koma í ljós og ráðuneytin fóru að sjá hvernig kerfið hjálpaði þeim að taka ákvarðanir og bæta verkefnin. Með tímanum hefur mótstaðan þróast yfir í samstarf.
Þarna er annar mikilvægur lærdómur. Ný vinnubrögð verða ekki innleidd með fyrirmælum einum saman. Fólkið sem á að vinna eftir nýjum lögum og handbók þarf að skilja tilganginn og upplifa að þetta breytta verklag sé til gagns.
Reglur eru ekki það sama og framkvæmd
Á Concept-ráðstefnunni fjallaði Ed Hearne frá Alþjóðagjaldeyrissjóðnum um niðurstöður úttekta sjóðsins á stjórnsýslu opinberra fjárfestinga í rúmlega hundrað ríkjum. Þar er gerður greinarmunur á því hvernig stjórnsýslukerfi eru hönnuð og hvernig þau virka í reynd. Niðurstöðurnar voru um margt sláandi.
Í 73 ríkjum voru formlegar kröfur um mat á verkefnum áður en þau væru samþykkt. En aðeins í sex ríkjum fór meirihluti stórra verkefna í gegnum slíkt mat. Á öðrum sviðum birtist svipað mynstur. Til dæmis kom fram að í 64 ríkjum voru áhættur stórra verkefna ekki greindar með fullnægjandi hætti.
Þetta þekkjum við vel úr gæðastjórnun. Fyrirtæki eða stofnun getur haft prýðilega gæðahandbók, skýrar verklagsreglur og vel skilgreinda ábyrgð án þess að það hafi mikil áhrif á dagleg störf. Kerfið getur litið vel út á pappír en samt verið lítið notað. Umbætur eiga sér stað þegar fólkið tileinkar sér ný vinnubrögð, skilur hvers vegna þau skipta máli og hefur þekkingu og vilja til að beita þeim.
Verkefnamenning stjórnsýslunnar
Innleiðing nýrrar verkefnastjórnsýslu á Íslandi snýst því um meira en ný lög, handbók og ákvarðanahlið. Hún snýst um að þróa verkefnamenningu innan stjórnsýslunnar.
Við viljum að vandaður undirbúningur, gagnrýnin skoðun valkosta, mat á samfélagslegum ávinningi og skýr ábyrgð verði sjálfsagður hluti af því hvernig ráðuneyti og stofnanir undirbúa opinberar fjárfestingar.
Til þess þarf að virkja fólkið sem ber ábyrgð á verkefnunum. Byggja þarf upp þekkingu og hæfni, skapa sameiginlegan skilning á tilgangi breytinganna og nýta þá reynslu sem þegar er til staðar. Traust og samstarf skipta hér sköpum. Það þarf að skapa aðstæður þar sem ráðuneyti og stofnanir líta á breytingarnar sem sameiginlegt umbótastarf fremur en nýtt eftirlitskerfi.
Tækifæri sem við verðum að nýta
Við höfum einstakt tækifæri til að nýta aldarfjórðungs reynslu Norðmanna og byggja upp íslenskt kerfi sem tekur mið af okkar aðstæðum og nýtir jafnframt miklar framfarir í upplýsingatækni. Innleiðingin getur orðið hraðari en í Noregi en við megum ekki vanmeta þá vinnu sem felst í að móta viðhorf, efla hæfni og þróa verkefnamenningu.
Það er einfalt skrifa verklagsreglur. En það þarf þekkingu, þátttöku og traust til að breyta vinnubrögðum.
Pistillinn er sá þriðji í röð pistla um verkefnastjórnsýslu og þær breytingar sem boðaðar eru með frumvarpi til laga um fjárfestingar ríkisins.
Teikningin er teiknuð af gerfigreind skv. fyrirmælum bloggritara.
0 comments on “Gott kerfi á pappír er ekki nóg”