Mælingar á virkni starfsfólks – til gagns eða ógagns?

Einn af hornsteinum stjórnvísinda er sú hugmynd að því sem hægt er að mæla sé jafnframt hægt að stjórna. Almennt er gengið út frá því að til að hafa stjórn á fyrirtækinu þurfi að hafa einhver viðmið árangurs. Ekki síður þurfi góðar mælingar sem segi til um hvort allt sé í rétta átt eða hvort laga þurfi kúrsinn og gera breytingar á starfsemi og starfsháttum. En það er líka vitað að mælingar geta verið gagnslitlar og stundum til ógagns. Dæmin eru vel þekkt, sett er fram stefna um að ná einhverri framtíðarsýn. Til að leggja mat á árangur eru innleiddar mælingar – en ef þær eru illa ígrundaðar þá endurspegla þær ekki þessa framtíðarsýn. Tökum einfalt dæmi af fyrirtæki sem vill góð samskipti starfsfólks. Í því skyni er sett markmið um að fjölga fundum. Afleiðingin er sú að fundum fjölgar um allan helming og fljótlega fer allur tími í fundi sem litlum árangri skila. Þetta einfalda dæmi er auðvitað víðáttuvitlaust en það hjálpar til að útskýra illa ígrundaðar mælingar sem eru úr samhengi hinn eiginlega tilgang.

Nú víkur sögunni að Elliðaárdalnum en þann 24. ágúst skokkaði ég þar með Naomi, mínum trygga hlaupafélaga sem er þýskur fjárhundur. Ég hlustaði á daglegt hlaðvarp New York Times sem nefnist The Daily. Fram kom að á síðustu misserum hefur færst mjög í vöxt að vinnustaðir geri allskonar mælingar á heimavinnandi starfsfólki. Verið er að mæla hve virkt það er, hve langur tími líður milli músarhreyfinga eða milli þess að slegið er á lyklaborðið. Einnig algengt að teknar séu ljósmyndir á vissum tímafresti af skjáborðinu og starfsfólkinu. Þessi þróun hefur verið mjög hröð, en hún er afleiðing þess að heimavinna hefur færst mjög í vöxt vöxt í kjölfar heimsfaraldursins. Nú er hann genginn yfir að mestu en margir kjósa enn að vinna að heiman. Þetta hefur leitt til þess að vinnuveitendur eru til í að leyfa heimavinnu, gegn því starfsfólkið samþykki að undirgangast slíkar mælingar.

Margir eru ósáttir við þessa þróun, en ekki allir. Mælingar sem þessar skiluðu miklum árangri í upphafi, því með þessari tækni tókst að bera kennsl á fólk sem nýtti sér frelsið með vafasömum hætti og þáði jafnvel laun hjá tveimur vinnuveitendum samtímis. Einnig þá sem sinntu engri vinnu svo dögum skipti, svo ekki sé talað um marga sem vörðu vinnutímanum í að vafra um á Facebook eða skoða vefsíður með óviðeigandi myndefni. Sumum finnst ágætt að láta mæla afköst sín og virkni; þeir sjá þetta sem góða leið til að halda einbeitingu í vinnunni, halda sér við efnið og falla síður í freistni að taka símtöl eða vafra um á netinu á vinnutíma.  Aðrir sjá svona mælingar sem tækifæri til að sýna fram á eigin dugnað með mælingum og vera þannig metnir að verðleikum af hálfu vinnuveitandans. En í hlaðavarpinu var líka fjallað um dekkri hliðar slíkra mælinga. Á það var bent að starfsmaður getur verið vinna að mikilvægum þáttum í starfi sínu, þó hann sé ekki endilega að slá á lyklaborð. Til dæmis að skrifa minnispunkta, lesa skýrslur eða sinna samskiptum. Tekið var viðtal við starfsmann sem átti viðkvæm samskipti við skjólstæðinga sem glímdu við andlega vanlíðan. Þessi starfsmaður mátti þola skerðingu launa sem vinnuveitandi réttlætti með því að viðkomandi hefði ekki verið virkur á lyklaborðinu eða hreyft músina. Aðrir viðmælendur sögðu að þeir hikuðu við að fara á klósettið eða sinna aðkallandi málum á heimilum sínum, vegna þess að þá yrði dregið af launum þeirra. Fleiri furðuleg dæmi voru nefnd, til dæmis  tíðkast að meta starf presta með því að skilgreina tiltekin verk sem þeir skulu sinna, láta þá skila skýrslum um hversu oft þeir sinna þessum verkum og mæla virkni þeirra á mús og lyklaborð. 

Það er fátt nýtt undir sólinni hugsaði ég með mér. Hér er komið gott dæmi um mælingar sem geta gagnast að einhverju leyti, en segja þó að öðru leyti litið eða ekkert til um það sem ætlunin er að leggja mat á og geta haft öfug áhrif. Það getur varla verið ætlun vinnuveitenda að draga úr mikilvægum samskiptum heilbrigðisstarfsfólks við viðkvæma skjólstæðinga, að fæla sjúkrahúspresta frá því að ræða við fólk sem bíður dauðans, eða búa svo um hnúta að starfsfólkið veigri sér við að ganga örna sinna eða sinna aðkallandi málum heima fyrir. Svo er hitt að skapandi og lausnamiðaða hugsun er ekki hægt að mæla með skeiðklukku. Mestu skiptir að hafa áhuga og metnað fyrir vinnu sinni, sinna henni af alúð og leggja sig fram við að skila því sem til er ætlast. Afköst eru ekki línulega háð vinnutímanum enda hefur verið sýnt fram á það hér á Fróni að framleiðni starfsfólks stendur í stað eða jafnvel eykst þó vinnutíminn sé styttur.